POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
Le respect de votre vie privée et de vos données à caractère personnel est une priorité pour le cabinet Legal Spot spécialisé en droit des nouvelles technologies.
La présente politique de confidentialité des données personnelles (“Politique”) a pour objet de décrire de façon claire et synthétique la teneur des traitements de données à caractère personnel (“Donnée(s) personnelle(s)”) mis en œuvre sur le site internet www.lelegalspot.fr (« Site ») au sujet de toute personne physique utilisateur du site (« Utilisateur » ou « VOUS »).
Le Site est édité par la Société à responsabilité limitée à associé unique LE LEGAL SPOT au capital de 1000 euros domiciliée au 33 boulevard General Leclerc, L’Avant-Poste, 59100 Roubaix (France) immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Lille Métropole sous le numéro 877 901 553 (ci-après « Cabinet LEGAL SPOT » ou « NOUS »).
Les Parties sont ci-après individuellement désignées par « la Partie » et collectivement désignées par « les Parties ».
Lorsque l’Utilisateur confie ses Données personnelles au Cabinet LEGAL SPOT, ce dernier est soumis aux réglementations en vigueur relatives à la protection des données personnelles.
Sont ainsi applicables au Cabinet LEGAL SPOT, la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, les recommandations et doctrines de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) ainsi que les lignes directrices du Comité européen de la Protection des Données (EDPB), le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« règlement général sur la protection des données », dit « RGPD ») et toute autre disposition légale ou règlementaire qui viendrait s’y ajouter et/ou substituer.
(Ci-après ensemble, la « Réglementation applicable »).
Pour les besoins des présentes, les termes commençant par une majuscule au sein de la présente Politique de confidentialité ont le sens qui y est expressément défini ou qui leur est attribué par la Réglementation applicable.
La présente Politique de confidentialité des données personnelles est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment par le Cabinet LEGAL SPOT, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle, interprétation des autorités de contrôle ou évolution quant aux traitements de données personnelles mis en œuvre par le Cabinet LEGAL SPOT. En cas de mise à jour de la présente Politique, les modifications seront applicables dès leur mise en ligne.
ARTICLE 1. IDENTITE DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT DE DONNEES
Le Cabinet LEGAL SPOT, propose des prestations de services disponibles sur le Site (ci-après « Service(s) ») à destination des Utilisateurs.
Dans le cadre de la fourniture de ses Services, le Cabinet LEGAL SPOT collecte et traite Vos Données personnelles.
Lorsque VOUS utilisez les Services, VOUS transmettez ainsi vos Données personnelles au Cabinet LEGAL SPOT qui les exploite et agit en qualité de Responsable de traitement de vos Données personnelles.
Au sens du RGPD, le responsable de traitement est la personne morale (entreprise, etc.) ou physique qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données, c’est à dire l’objectif et la façon de le réaliser.
ARTICLE 2. FINALITES ET BASES LÉGALES DES TRAITEMENTS DE DONNEES PERSONNELLES
En fonction des Services utilisés, Vos Données personnelles peuvent être traitées par le Cabinet LEGAL SPOT selon les finalités suivantes :
(a) La gestion des abonnements à notre newsletter. La base légale justifiant l’existence de ce Traitement de Données personnelles étant dans ce cas votre consentement ;
(b) La gestion des demandes de téléchargement des documents, e-book, etc édités par le Cabinet LEGAL SPOT ;
(c) La gestion des demandes de Rendez-vous ou de vos demandes d’informations (formulaires de contact : Aux fins de traiter et répondre à chacune de Vos demandes de renseignements reçues par le biais du formulaire de contact (y compris les demandes de rendez-vous). La base légale justifiant l’existence de ce Traitement de Données personnelles étant votre consentement ;
(d) (Lorsque VOUS autorisez le dépôt de cookies ou traceurs) aux fins de recueillir des informations sur votre navigation sur le Site (voir notre Politique Cookies) et notamment d’assurer le bon fonctionnement et l’amélioration permanente du Site et de ses fonctionnalités ;
(e) La mise à disposition d’un espace sécurisé et personnel de documents (via la solution logicielle Paprwork) ;
(f) La gestion des demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition, d’effacement, de limitation, de portabilité, droit à la mort numérique et le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ;
(g) Elaboration de statistiques commerciales ;
(h) Lorsque vous nous confiez une mission, le Cabinet LEGAL SPOT met en œuvre d’autres traitements de données personnelles. Le Client est informé de la nature et de la finalité de ces traitements de données personnelles ainsi que de toute autre mention rendue obligatoire par la Règlementation applicable dès l’envoi de la convention d’honoraires.
ARTICLE 3. COLLECTE ET TRAITEMENT DES DONNEES PERSONNELLES
3.1. Le Cabinet LEGAL SPOT applique, par défaut, les principes de minimisation et de protection des Données personnelles dès la conception de ses Services (« privacy by design » et « privacy by default »). En conséquence, ne sont collectées que les Données personnelles pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles VOS Données sont traitées.
Afin de bénéficier de nos Services, NOUS collectons et traitons Vos données à caractère personnel.
Les Données personnelles que nous recueillons et traitons peuvent varier en fonction de la finalité du traitement de Données et du Service fourni.
3.2. Lorsque les Utilisateurs naviguent sur le Site et/ou souhaitent bénéficier des Services disponibles sur le Site, le Cabinet LEGAL SPOT peut collecter certaines Données personnelles des Utilisateurs. Ces données sont traitées conformément aux finalités prévues lors du leur collecte.
Les catégories de données susceptibles d’être collectées et traitées par le Cabinet LEGAL SPOT pour la réalisation des finalités prévues à l’article 2 de la Politique concernent :
En particulier, le Cabinet est susceptible de collecter des Données à caractère personnel :
Quel que soit le mode de collecte, le Cabinet LEGAL SPOT s’engage à VOUS informer des finalités du traitement, du caractère obligatoire ou facultatif des données à compléter, des destinataires des données, de l’existence et des modalités d’exercice de ses droits d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de VOS données.
ARTICLE 4. DESTINATAIRE DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
4.1. Accès de vos Données au Cabinet LEGAL SPOT
De manière générale, Vos Données personnelles sont uniquement accessibles au Cabinet LEGAL SPOT. Vos Données personnelles sont confidentielles et sécurisées selon les règles en vigueur.
Seules les personnes dûment habilitées par le Cabinet LEGAL SPOT en raison de leur fonction peuvent accéder à Vos Données personnelles, sauf éventuelle transmission de vos Données personnelles imposée par une disposition légale impérative ou qui émanerait d’une autorité judiciaire ou étatique dûment habilitée.
4.2. Accès de vos Données aux sous-traitants du Cabinet LEGAL SPOT
Dans le cadre de la fourniture de nos Services, Vos Données à caractère personnel peuvent, dans le cadre strict des finalités mentionnées à l’article 2, être communiquées à nos Sous-traitants, au sens des dispositions du Règlement européen dit « RGPD » (le Sous-traitant vise toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Cabinet LEGAL SPOT et en vue du traitement suivant les instructions précises du Cabinet).
Le Cabinet LEGAL SPOT est amené à sous-traiter à des sociétés tierces la réalisation de certaines prestations nécessaires à la fourniture des Services.
Dans ce cadre, ces sociétés tierces peuvent être amenées à traiter Vos Données personnelles pour une finalité précise, sous réserve de VOUS garantir des exigences de confidentialité et de sécurité.
Les sociétés suivantes peuvent accéder à Vos Données personnelles, en qualité de Sous-traitants et n’agissent que sur les instructions précises et sous le contrôle du Cabinet LEGAL SPOT :
- l’Hébergeur du Site
- la société Sellsy, éditeur de la solution logicielle de CRM hébergeant la base de données clients et prospects du Cabinet. La société Sellsy (SELLSY SAS au capital de 41 638 €, RCS La Rochelle 509 961 074, 50 avenue du Lazaret 17000 LA ROCHELLE, dpo@sellsy.com) a mis en œuvre une politique de protection des données disponible ici
- La société Paprwork dans le cadre de la mise à disposition d’un espace de stockage sécurisé (nom de la société, email, nom du contact). La société Paprwork (SAS au capital de 21.320 euros, 82 RUE WINSTON CHURCHILL LILLE LOMME 59160 LILLE, RCS Lille Métropole 848 815 437) a mis en œuvre une politique de protection des données disponible ici. Les documents et données partagés sur Paprwork sont chiffrés et stockés sur des serveurs situés en France.
- Les tiers susceptibles de déposer des cookies sur vos terminaux (ordinateurs, tablettes, téléphones portables…) lorsque vous y consentez (Pour plus de détails, consultez notre Politique Cookies) ;
- Les tiers réseaux sociaux. Le Site peut utiliser des plugins sociaux fournis et exploités par des sociétés tierces, tels que le bouton Instagram, LinkedIn, Twitter. En conséquence, vous pouvez envoyer aux tiers les informations que vous visualisez dans une rubrique de notre Site. Si vous n’êtes pas connecté à votre compte ouvert auprès du tiers, ce dernier ne pourra pas connaître votre identité. Si vous êtes connecté à votre compte ouvert auprès du tiers, alors ce dernier pourra relier les informations ou actions relatives à vos interactions avec le Site au compte que vous détenez auprès du tiers en question. Veuillez consulter les politiques de confidentialité du tiers pour en savoir plus sur ses pratiques en termes de collecte de données.
4.3. Garanties contractuelles vis-à-vis de nos Sous-traitants
Conformément à la Réglementation applicable, nos Sous-traitants ont régularisé un accord écrit avec le Cabinet LEGAL SPOT aux fins de garantir la sécurité, la confidentialité, la conservation et le traitement de vos Données personnelles selon nos instructions exclusives et dans les conditions prévues par la Règlementation applicable.
Ainsi, un Sous-Traitant n’est pas habilité :
- à conserver Vos Données au-delà de la réalisation de sa prestation
- à traiter Vos Données dans un cadre différent que celui défini par le Cabinet LEGAL SPOT.
4.4. Les éventuels transferts de Vos Données personnelles en dehors de l’Espace Économique européen
Le Cabinet LEGAL SPOT s’engage à ne pas transférer les données des Utilisateurs en dehors de l’Espace Économique européen, à l’exception toutefois des pays dont la réglementation a été reconnue par la Commission européenne comme disposant d’un niveau de protection adéquat à la Règlementation applicable en matière de protection des données personnelles.
ARTICLE 5. DUREES DE CONSERVATION
Le Cabinet LEGAL SPOT s’engage à ce que les données collectées soient conservées sous une forme permettant votre identification pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles ces données sont collectées et traitées.
Ainsi, les durées de conservation diffèrent en fonction de la finalité poursuivie par le Traitement de Données personnelles. Ainsi, lorsque le Cabinet LEGAL SPOT :
(a) VOUS envoie la newsletter pour VOUS informer des Services et différents événements mis en place par le Cabinet LEGAL SPOT, nous conservons VOS données jusqu’à votre désinscription effective. Il est toutefois précisé que le Cabinet LEGAL SPOT supprime automatiquement vos données plus de trois (3) années après notre dernier contact ;
(b) Traite et répond à chacune de vos demandes de renseignements ou demandes de Rendez-vous, nous conservons les données nécessaires jusqu’à deux (2) années après notre dernier contact. Au-delà les données sont archivées pour la période où la responsabilité de l’avocat peut être mise en cause.
(c) (Lorsque VOUS autorisez le dépôt de cookies ou traceurs) aux fins de recueillir des informations sur votre navigation sur le Site (voir notre Politique Cookies) ;
(d) Pour la gestion des demandes de droit sur vos données personnelles : vos données dont conservées une année à compter de notre date de réponse.
(e) Lorsque vous nous confiez une mission, le Cabinet LEGAL SPOT met en œuvre d’autres traitements de données personnelles. Les durées de conservation des traitements de données personnelles mis en œuvre à cette occasion sont définies au sein de la convention d’honoraires.
ARTICLE 6. LES DROITS DONT VOUS DISPOSEZ SUR VOS DONNÉES PERSONNELLES
6.1. Liste de vos droits
VOUS disposez des droits suivants concernant vos Informations Personnelles, que VOUS pouvez exercer en nous contactant.
En fonction des bases légales retenues pour chacun des Traitements de Données personnelles et conformément à la Réglementation applicable, VOUS n’avez pas accès à l’ensemble des Droits suivants. VOUS trouverez ci-dessous la liste des droits dont VOUS pouvez disposer (sous réserve de la base légale retenue pour chacun des Traitements de Données personnelles).
6.2. Détail de Vos Droits lorsque Vos Données personnelles sont traitées
Le Cabinet LEGAL SPOT s’efforce de VOUS offrir une information aisément accessible, en des termes clairs et simples, sur les conditions de Traitement de vos Données personnelles.
Le Traitement de Vos Données a été porté à Votre connaissance lors de la fourniture du Service. VOUS avez été ainsi informé(e) :
- De l’identité du ou des Responsables du Traitement ;
- De la nature des Traitements de Données personnelles mis en place ;
- De la finalité du Traitement de Vos Données personnelles
- Du caractère obligatoire ou facultatif des Données personnelles à transmettre au Cabinet LEGAL SPOT,
- Des destinataires de Vos Données personnelles
- Des Droits sur Vos Données et de la manière dont VOUS pouvez les exercer
- Des éventuels transferts de données vers un pays hors de l’Union européenne et Espace Économique Européen (EEE).
La présente Politique de confidentialité comprend, par ailleurs, l’ensemble des informations exigées par la Réglementation applicable.
VOUS avez le droit d’interroger le Responsable de traitement pour savoir s’il traite des Données personnelles
VOUS concernant et obtenir une copie de ces informations.
VOUS avez également le droit (« droit de rectification ») d’obtenir la modification des Données personnelles
VOUS concernant qui seraient inexactes ou incomplètes.
Enfin, VOUS pouvez VOUS opposer au Traitement de Vos Données personnelles.
Le droit à l’oubli VOUS permet d’obtenir l’effacement d’informations VOUS concernant lorsque Vos Données, sous réserve des exceptions prévues par la Règlementation applicable (en particulier lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale auquel le Responsable de traitement est soumis).
Ce droit VOUS permet de récupérer Vos Données personnelles fournies à un Responsable de traitement dans un format structuré couramment utilisé et lisible par machine.
Dans les conditions prévues par la Règlementation applicable, VOUS pouvez également solliciter un transfert direct de Vos Données d’un responsable du traitement à l’autre, lorsque cela est techniquement possible.
VOUS pouvez également retirer à tout moment votre consentement au Traitement de vos données et définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos Données personnelles après votre décès. Ces directives peuvent être enregistrées auprès d’un tiers de confiance certifié par la CNIL ou directement auprès du Responsable de traitement concerné.
Si malgré les efforts du Cabinet LEGAL SPOT pour préserver la confidentialité de vos données et protéger votre vie privée, VOUS estimez que vos droits ne sont pas respectés, VOUS bénéficiez alors de la faculté d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), www.cnil.fr.
6.2. Exercice de vos droits
6.2.1. Pour exercer vos droits ou en cas d’interrogation relative aux Traitements de Vos Données personnelles, VOUS pouvez contacter le Cabinet LEGAL SPOT (en sa qualité de Responsable de traitement) de la manière suivante :
Par courriel : contact@lelegalspot.fr
Par voie postale : LEGAL SPOT AVOCATS, 33 boulevard du General Leclerc L’Avant-Poste 59100 ROUBAIX
6.2.2. L’exercice de Vos droits doit pour être considéré comme valide, être accompagné pour chaque demande d’un justificatif d’identité. Le cas échéant et si le Responsable de traitement estime que les pièces communiquées ne sont pas suffisantes pour VOUS identifier, des informations supplémentaires pourront être demandées, y compris lorsque la situation l’exige une copie d’un titre d’identité portant la signature du titulaire.
Le Responsable de traitement s’engage à VOUS répondre dans les meilleurs délais, et au plus tard, dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Si besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes adressées au Responsable de traitement. Dans ce cas, VOUS serez informé(e) de cette prolongation et des motifs du report.
ARTICLE 7. LA SECURITE ET CONFIDENTIALITE DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
Conformément à la Réglementation applicable et aux dispositions de la loi n°2018-133 du 26 février 2018 portant diverses dispositions d’adaptation au droit de l’Union européenne dans le domaine de la sécurité, le Responsable de traitement ainsi que ses Sous-traitants mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Ces mesures sont définies par chacun, en tenant compte de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques.
Le CABINET LEGAL SPOT applique des mesures strictes de confidentialité des données, afin d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.
Les mesures suivantes peuvent être réalisées pour garantir ainsi la sécurité de Vos Données :
- la pseudonymisation et le chiffrement des données
- des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement
- des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique
- une procédure visant à tester, analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement
- le recours au protocole SSL (Secure Sockets Layer).
En pratique, cela peut se matérialiser par les mesures suivantes :
- Authentification des personnes ayant accès à vos Données personnelles
- Gestion scrupuleuse des habilitations (seul le personnel dont la mission nécessite d’avoir accès à l’information doit être habilité à y accéder)
- Tracer les accès et gérer les incidents (accès frauduleux ou illégitimes)
- Protéger le réseau informatique interne et les serveurs par le biais de pare-feu (Firewalls)
- Sauvegarder les Données de manière régulière
- Gérer la sous-traitance des Données
- Chiffrer, garantir l’intégrité des Données
- Etc. ;
ARTICLE 8. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Le Cabinet LEGAL SPOT est susceptible de faire évoluer ses Traitements de Données personnelles, dans les conditions prévues par la Règlementation applicable et s’engage à mettre à jour la présente Politique en conséquence qui sera publiée sur le Site.
ARTICLE 9. DROIT APPLICABLE ET LITIGE
La présente Politique de confidentialité est soumise au droit français.
Si malgré les efforts du Cabinet LEGAL SPOT pour préserver la confidentialité de vos données et protéger votre vie privée, VOUS estimez que vos droits ne sont pas respectés, VOUS bénéficiez alors de la faculté d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), www.cnil.fr.
Dernière mise à jour de la Politique de confidentialité des données : 12 Juillet 2022
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